Erasmus+

Auch im ERASMUS+-Programm ist die Durchführung von Praktika während und nach dem Studium möglich. Die EAH Jena ist Mitglied im Konsortium der Thüringer Hochschulen und als Servicestelle für die Programmabwicklung fungiert in bewährter Weise das EU-Praktikum THÜRINGEN (ehemals LEONARDO-Büro Thüringen).

Die Bewerbung wird im Online-Portal gestartet, am Ende ein PDF generiert, das mit Anlagen wie Lebenslauf, Empfehlungsschreiben eines Hochschullehrers, Bescheinigung der Studienleistungen (eventuell Nachweis des Studienabschlusses bis Praktikumsbeginn nachzureichen) nach Ilmenau geschickt wird. Da eine Vermittlung im Programm nicht garantiert werden kann, ist es sinnvoll, selbst aktiv zu werden. Nutzen Sie bitte für weitere Informationen die Rubrik Praktikum im Ausland.

ERASMUS+-Studienaufenthalte sind in vielen Partnerhochschulen möglich. Frau Förster, die Leiterin des AAA/IO, agiert als Hochschulkoordinatorin und steht Ihnen als Ansprechpartnerin zur Verfügung. Die Möglichkeiten sind sehr viellfältig. Studiengebühren fallen nicht an und es gibt Mobilitätszuschüsse (nach Länderpauschalen). Es handelt sich um Projekte mit mehrjähriger Laufzeit. Die meisten Studierenden gehen 1 Semester zum Studienaufenthalt an die Partnerhochschule.

Bei Interesse an einem Studienaufenthalt im europäischen Ausland über das Erasmus+ - Programm sollten Sie sich zuerst in der Tabelle der Partnerhochschulen über die Möglichkeiten in Ihrem Fachbereich/Studiengang/Fachgebiet informieren. Bei Unklarheiten und Fragen wenden Sie sich bitte an Frau Förster im AAA/IO. Besonders in den Ingenieurstudiengängen gibt es fachübergreifend viele Möglichkeiten. Eine detailliertere Tabelle mit Ansprechpartnern finden Sie im Intranet der EAH Jena.

Beachten Sie bitte, dass die bilateralen Verträge auf bestimmte Fachbereiche/Fachgebiete bezogen sind, so dass nicht alles für jeden Bewerber möglich ist. Zur Zeit haben wir 49 ERASMUS+Partnerhochschulen in 20 Ländern. Im Zuge der Digitalisierung in der neuen Programmgeneration von ERASMUS+ werden alle Verträge evaluiert werden, die meisten fortgeschrieben, aber auch einige wegfallen. Der Prozess ist noch nicht abgeschlossen.

Informieren Sie sich ca.  8 Monate vor dem geplanten Auslandsstudium, da es oft sehr strikte Termine im Bewerbungsverfahren mit den ausländischen Partnerhochschulen gibt. Viele Hochschule unterhalten Online-Portale und es müssen vorab Nominierungen erfolgen. Die Hochschulkoordinatorin ist Frau Förster im AAA/IO.

Wenden Sie sich auch an den Erasmus-Koordinator in Ihrem Fachbereich. Dieser Fachbereichskoordinator (in ERASMUS+ "responsible person"genannt) entscheidet i.d.R. über Ihre Platzierung für dieses Programm und er ist für die Unterzeichnung der Learning Agreements zuständig. Manchmal handelt es ich je nach FB und Zielland um unterschiedliche Personen. In Master-Studiengängen muss das Studienprogramm meist mit dem Studiengangsleiter abgestimmt werden. In einigen Fachbereichen gibt es Informationsveranstaltungen und Bewerbungstermine.

Einen zentralen Bewerbungstermin gab es bisher wegen des hohen Platzangebotes noch nicht, aber da nun das Interesse an Auslandsstudienaufenthalten nach dem Wegfall der Corona-Beschränkungen stark angewachsen ist, wird ab 2023 ein zentrales Bewerbungsverfahren stattfinden müssen. 

Zuerst müssen Sie sich über die Partnerhochschule, das administrative Bewerbungsverfahren vor Ort, die sprachlichen Anforderungen und über in Frage kommende Kurse informieren. Es gibt manchmal Online-Bewerbungsportale, aber auch herkömmliche Bewerbungsformulare und die Vorgaben und Termine sind von Hochschule zu Hochschule unterschiedlich. Gehen Sie auf die Internetseiten zu ERASMUS+ der zukünftigen Gasthochschule und ermitteln Sie dort Abläufe und Termine. Informieren Sie sich bitte rechtzeitig! Es gibt leider seitens der Partnerhochschulen regelmäßige Veränderungen, die zu berücksichtigen sind. In der Tabelle der ERASMUS+-Partnerhochschulen im Intranet finden Sie noch mehr Informationen und E-Mail-Adressen der Ansprechpartner. Für den ersten Überblick nutzen Sie bitte diese Tabelle.

Abhängig von den Vorgaben der Zielhochschule müssen bestimmte Formulare, ein tabellarischer Lebenslauf, Motivationsschreiben, Ausweis/Passkopie, Fächer-und Notenübersicht, Learning Agreement erstellt und manchmal Online-Portale benutzt werden. Als ersten Schritt der Bewerbung senden Sie einen tabellarischen Lebenslauf,eine Fächer- und Notenübersicht sowie ein Motivationsschreiben in englischer Sprache an Frau Förster im AAA/IO.

Bewerbungstermine sind dabei einzuhalten und gegebenenfalls der Postweg einzuplanen. Manchmal ist auch eine offizielle Nominierung im Bewerbungsportal der Partnerhochschule durch das AAA (z.B. Umea, Malaga) notwendig. Das erfordert teilweise eine lange Vorlaufzeit.

Viele Hochschulen stellen zunehmend auf Online-Bewerbungsportale um, in die bestimmte Dokumente eingestellt werden müssen. Auf diese Termine hat die EAH keinen Einfluss.

Kommen Sie bitte rechtzeitig ins AAA/IO und lassen sich beraten. Wir helfen Ihnen gern. Das adminitrative Bewerbungsverfahren ist nur ein wenig Fleißarbeit und jeder kann es schaffen.

Das Learning Agreement (LA) ist eine wesentliche Grundlage für das gesamte Verfahren. Das Learning Agreement wird gemeinsam mit den anderen Bewerbunsgunterlagen an die Partnerhochschule meist per E-Mail geschickt oder in einem Online-Portal eingestellt.

In das Formular Learning Agreement tragen Sie in Absprache mit Ihrem Fachbereichskoordinator, teilweise auch Dekan oder Studiengangsleiter und unter Hinzuziehung der Informationen aus Informationsbroschüren bzw. der Internetseite Ihrer Zielhochschule die Kurse ein, die Sie an der Partnerhochschule belegen wollen. Tragen Sie zudem auch die entsprechenden ECTS Credits ein. Beachten Sie, dass Sie eine bestimmte ECTS-Punktzahl (i. d. R. 30 im Semester) aus dem Auslandsstudium mitbringen müssen, um den Erasmusvertrag Ihrerseits zu erfüllen und die Förderung durch das Programm zu erhalten. Sie sind eigenständig für die Ausfüllung und Organisation der Unterschriften verantwortlich.

Vorlagen mit umfänglichen Erklärungen sind unter Dokumente unten hinterlegt. Inzwischen werden an vielen Partnerhochschulen Online-Bewerbungen in Portalen praktiziert, in die teilweise das Learning Agreement eingebunden ist. Im Erasmus+-Programm ist der Anerkennungsprozess der im Ausland erbrachten Studienleistungen im LA integriert und in 3 Teile vor, während und nach der Mobilität gegliedert. Vor dem Beginn des Auslandsstudiums muss dem Akademischen Auslandsamt ein vollständiges und von allen Parteien (Student, "responsible person" an Heimat- und Gasthochschule) unterzeichnetes LA "Before the Mobility" vorliegen, das ein Pflichtbestandteil des Grant Agreements (Dokument zur finanziellen Regelung der Zuwendung) ist.

Abhängig von der Einordnung der Förderung in ein bestimmtes Projekt mit mehrjähriger Laufzeit unterscheiden sich die Dokumente manchmal geringfügig. Zur Zeit laufen die Projekte 2020 und 2021 parallel.

Für die Stipendienberechnung und als Pflichtangabe im Grant Agreement ist die exakte Aufenthaltsangabe (von Datum bis Datum) notwendig. Dafür wurden 2 Formblätter unter Dokumente eingestellt, die vor und zum Ende des Aufenthalts von der Gasthochschule ausgefüllt werden müssen. Nehmen Sie selbst Kontakt auf und senden die ausgefüllten Bestätigungen an das AAA.

Außerdem sollten mit der Gasthochschule Termine im Hinblick auf Anreise und Wohnungssuche geklärt werden. Insbesondere Wohnheimplätze bedürfen einer fristgerechten Bewerbung. Termine von eventuellen Einführungswochen oder Sprachkursen vor Vorlesungsbeginn sollten bei der Planung der Anreise beachtet werden. Ihr Ansprechpartner ist der jeweilige Erasmuskoordinator bzw. das International Office der Gasthochschule. Scheuen Sie sich nicht, die Kollegen vor Ort zu fragen. Man wird Ihnen gern helfen.

Wenn alle Ihre Dokumente fristgerecht im Rahmen des administrativen Bewerbungsverfahrens an die Gasthochschule geschickt wurden, werden Sie ein Zulassungsschreiben und weitere Informationen zum Studienablauf von dort erhalten. Eine Kopie des Zulassungschreibens übergeben Sie bitte dem Akademischen Auslandsamt. Dies ist ein weiterer Pflichtbestandteil der ERASMUS+-Förderung. Bafög-Empfänger benötigen es auch für die Beantragung von Auslandsbafög. Wenn das Zulassungsschreiben konkrete Angaben zur Semesterzeit enthält, kann auf die Anfangsbestätigung (siehe Punkt 4) verzichtet werden.

Nachdem Sie die Bestätigung der Partnerhochschule über die Aufenthaltslänge/Zulassungsschreiben mit den konkreten Angaben und ein vollständiges und von allen Seiten unterschriebenes Learning Agreement (Abschnitt BEFORE THE MOBILITY) an das Akademische Auslandsamt gesandt haben, wird das Grant Agreement erstellt und per E-Mail an Sie geschickt. Sie ergänzen einige Daten wie z.B. Ihre Bankangaben und senden 2 unterschriebene Exemplare im Original auf dem Postweg an das AAA/IO. Danach erfolgt die Unterschrift seitens der Kanzlerin der EAH Jena und ein Exemplar wird an die angegebene Postadresse an Sie zurückgeschickt. Lesen Sie das Grant Agreement genau durch, denn Sie gehen damit Verpflichtungen ein!

Die Zahlung des Mobilitätszuschusses erfolgt in 2 Raten (70%, 30%) und ist an bestimmte Bedingungen gebunden. Die letzte Rate erhalten Sie erst, wenn alle Pflichtdokumente im AAA/IO (Endbestätigung über Aufenthalt, Transcript, 3. Teil des LA mit Dokumentation der Anerkennung im FB, Erfahrungsbericht etc.) eingetroffen sind und das Berichtswesen (siehe auch Mobility Tool, Sprachtest) abgeschlossen ist. Die Höhe des Zuschusses wird in Pauschalen nach Ländergruppen und Aufenthaltsdauer im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel errechnet; prinzipiell könnten sich daraus auch sogannte "Zero-Grants" ergeben. Ab Projekt 2021 werden auch sogenannte Top Ups unter besonderen Voraussetzungen vergeben. 

Die sprachlichen Anforderungen werden von der Partnerhochschule festgelegt und sind der Tabelle zu den Partnerhochschulen sowie den Internetseiten der Partnerhochschule zu entnehmen.

Vor Beginn des Auslandsaufenthaltes und am Ende muss seit SS 2015 verpflichtend ein Sprachtest in der Hauptarbeitssprache der Mobilität (zur Zeit verfügbar Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Spanisch, Deutsch) absolviert werden und es werden Lizenzen für Online-Sprachkurse vergeben. Die Zugänge erhalten Sie über das AAA/IO, welches Sie in Datenbanken einträgt, von wo aus Sie automatische E-Mails erhalten. Nach Ende des Aufenthalts erhalten Sie eine Aufforderung zu einem zweiten Sprachtest aus der Online Linguistic Support-Datenbank. Dieser ist in den Projekten 2020 und 2021 nicht mehr verpflichtend. Diese OLS-Datenbank wird am 30.06.2022 geschlossen und eine neue Datenbank Online Language Support eingerichtet.

Alle Daten werden in ein sogenanntes Mobility Tool eingetragen. Aus diesem System werden Sie automatisch zum Berichten aufgefordert und erinnert, wenn Sie Ihrer Verpflichtung nicht nachgekommen sind. Die Teilnahme ist Pflicht. Kommen Sie Ihren Verpflichtungen nicht nach, führt das zur Aufforderung der Rückzahlung des Mobilitätszuschusses. Ab Projekt 2021 gibt es ein neues Beneficiary Module, dessen Funktionalität derzeit noch nicht voll gewährleistet ist. Hier soll zukünftig der Sprachtest eingebunden sein. 

Überprüfen Sie bitte, ob diese Nachrichten nicht versehentlich in Ihrem Spam-Ordner gelandet sind!

Nach Ankunft müssen Sie dem AAA/IO zeitnah

• Die Immatrikulationsbescheinigung und/ oder
• Eine Kopie des Studentenausweises zukommen lassen.

Sollten sich in der ersten Zeit Ihres Aufenthaltes zudem Änderungen in der Kurswahl ergeben, müssen Sie diese im Learning Agreements Teil 2 DURING THE MOBILITY vermerken. Danach müssen wieder alle Unterschriften von Ihnen eingeholt und ein PDF per E-Mail an das AAA/IO geschickt werden.

Am Ende Ihres Aufenthaltes lassen Sie sich bitte noch die zweite Bestätigung über die tatsächliche Aufenthaltsdauer von den  Kollegen der Gasthochschule ausfüllen , bringen diese mit und übergeben sie unverzüglich dem AAA/IO. Die Vorlage finden Sie unter Dokumente.

Außerdem bitten Sie um ein Trancscript of Records (Auflistung der Kurse und erreichten Studienleistungen), welches Sie ebenso in Kopie an das AAA/IO schicken müssen. Es ist in den  3. Teil des Learning Agreements AFTER THE Mobility aufzunehmen.

Reichen Sie bitte zeitnah folgende Unterlagen im Akademischen Auslandsamt/IO ein.

• Einen ausführlichen Erfahrungsbericht (ca. 1-2 Textseiten + Foto(s)), der der Information anderer Studierender dient. Schreiben Sie bitte etwas über die Partnerhochschule, die belegten Kurse, Ihre Wohnsituation und das Leben im Gastland sowie Schwierigkeiten und besondere Highlights. Schicken Sie ihn bitte online als Word- Dokument und die Fotos extra angehängt. Füllen Sie bitte auch gleich die Erklärung zur Verwendung, siehe unten bei Dokumente, aus.
• Letter of Confirmation (zum Ende des Studienaufenthalts)
• Transcript of Records (Auflistung der Prüfungsergebnisse mit ausgewiesenen ECTS-Punkten)
• Learning Agreement Teil 3 AFTER THE MOBILITY mit Dokumentation der Anerkennung.

Vergessen Sie bitte nicht den Online-Bericht im Mobility Tool und den abschließenden OLS-Sprachtest, wie oben bereits beschrieben wurde.

Bedenken Sie bitte , dass fehlende Unterlagen zu Rückzahlverpflichtungen des ERASMUS+-Mobilitätszuschusses führen. Alle bürokratischen Abläufe und Papiere erfordern nur Disziplin und Fleißarbeit und sind ein pragmatisch zu absolvierendes Pflichtprogramm, das Ihnen die Freude am Auslandsstudium nicht trüben wird. Das ist alles gut zu schaffen.

Lassen Sie sich durch die EU-Bürokratie nicht entmutigen. Das AAA/IO hilft Ihnen über die bürokratischen Hürden.  Das ERASMUS+-Stipendium und der Verzicht der Partnerhochschule auf Studiengebühren sind es wert. Nutzen Sie Ihre Chance zum Auslandsstudium! Sie werden es nicht bereuen.

Das Akademische Auslandsamt/IO wünscht Ihnen eine unvergessliche Zeit im Ausland!