Interne Meldestelle zur Meldung von Rechtsverstößen im Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes
In Umsetzung des Gesetzes für einen besseren Schutz hinweisgebender Personen (Hinweisgeberschutzgesetz – HinSchG) ist für die Meldung von Rechtsverstößen im beruflichen Kontext bzw. Hinweisen über etwaige Verstöße an der Ernst-Abbe-Hochschule Jena eine interne Meldestelle eingerichtet.
Das Gesetz regelt entsprechend seiner Bezeichnung den Schutz natürlicher Personen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese an eine hierfür eingerichtete Meldestelle weitergeben (sogenannte Hinweisgeber oder auch Whistleblower).
Die interne Meldestelle nimmt Informationen von Beschäftigten über Verstöße im beruflichen Kontext bzw. Hinweise auf entsprechende Verstöße entgegen,
- die strafbewehrt sind,
- die bußgeldbewehrt sind, soweit die verletzte Vorschrift dem Schutz von Leib, Leben, Gesundheit oder dem Schutz der Rechte von Beschäftigten oder ihrer Vertretungsorgane dient oder
- gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft in vorgegebenen Rechtsbereichen (wie z. B. Bekämpfung von Geldwäsche; Vorgaben zum Umweltschutz; Regelungen zum Verfahren der Vergabe von öffentlichen Aufträgen etc.) verstoßen.
Für die interne Meldestelle wurden die folgenden Meldewege eingerichtet:
- Meldung per E-Mail
- Meldung per Briefpost
- Meldung per Telefon
- persönliches Zusammentreffen
1. Meldung per E-Mail
Für die interne Meldestelle wurde die folgende E-Mail-Adresse eingerichtet, auf die ausschließlich die genannten Ansprechpersonen Zugriff haben:
Zur Sicherstellung vertraulicher elektronischer Kommunikation mit der internen Meldestelle wird empfohlen, eine anonymisierte E-Mail-Adresse (ohne Klarnamen) zu verwenden sowie jeweils einen anonymisierten Betreff zu wählen.
Das Mailsystem der Ernst-Abbe-Hochschule Jena arbeitet generell mit Transport-verschlüsselung.
Möchten Sie zusätzlich den Inhalt Ihrer E-Mail verschlüsseln, finden Sie hier das Zertifikat mit dem öffentlichen Schlüssel der internen Meldestelle für den Versand der S/MIME-verschlüsselten E-Mail. Wenn Sie von der Möglichkeit der Verschlüsselung per Zertifikat keinen Gebrauch machen, kann eine Verschlüsselung des Inhalts Ihrer E-Mail nicht gewährleistet werden.
Alternativ können Sie eine verschlüsselte zip-Datei oder verschlüsselte pdf-Datei als Anhang schicken. Dazu teilen Sie der internen Meldestelle bitte das jeweilige Passwort telefonisch mit.
2. Meldung per Briefpost
Meldungen per Briefpost richten Sie bitte direkt an Ernst-Abbe-Hochschule Jena, Interne Meldestelle Hinweisgeberschutzgesetz, Carl-Zeiß-Promenade 2, 07745 Jena.
Damit Ihre Post nicht versehentlich für dienstliche Korrespondenz gehalten und geöffnet wird, versehen Sie den Umschlag bitte zusätzlich mit einer eindeutigen und gut erkennbaren Kennzeichnung als „persönlich – vertraulich“ an gut sichtbarer Stelle.
3. Meldung per Telefon
Sie haben daneben jederzeit die Möglichkeit, mündliche Meldungen per Telefon unter der Telefonnummer +49 3641 205 9727 abzugeben.
4. Persönliches Zusammentreffen
Ferner besteht die Möglichkeit, ein persönliches Zusammentreffen zu initiieren (Kontaktdaten siehe Ansprechpersonen).
Ihre Hinweise werden selbstverständlich vertraulich behandelt; bitte beachten Sie jedoch die Ausnahmen gemäß § 9 HinSchG. Von anonymen Hinweisen wird gebeten abzusehen. Im Sinne einer zügigen Bearbeitung und zur Vermeidung unnötiger Rückfragen wird gebeten den Hinweis sowie den zugrundeliegenden Sachverhalt hinreichend genau zu formulieren und zu schildern.
Mündliche Hinweise werden zusammengefasst in Form eines Vermerks oder durch die vollständige und genaue Niederschrift des Wortlauts in Form eines Protokolls dokumentiert. Der hinweisgebenden Person wird Gelegenheit gegeben, den Vermerk oder das Protokoll zu überprüfen, gegebenenfalls zu korrigieren und unterschriftlich zu bestätigen.
Alternativ können Sie eine externe Meldung an die zuständigen Behörden bei Land, Bund oder EU vornehmen.
Nach Eingang des Hinweises wird die interne Meldestelle
- zunächst den Eingang des Hinweises bestätigen und die sachliche Zuständigkeit oder die etwaige Zuständigkeit einer spezialgesetzlichen Meldestelle prüfen,
- anschließend prüfen, ob der Hinweis stichhaltig und glaubwürdig ist; erforderlichenfalls sind unter Wahrung der Vertraulichkeit weitere Informationen einzuholen,
- im Weiteren ggf. angemessene Folgemaßnahmen prüfen und ergreifen.
Näheres zum Verfahren vgl. § 17 HinSchG.
Mögliche Folgemaßnahmen gemäß § 18 HinSchG sind
- weitere Untersuchungen beim Beschäftigungsgeber
- die Weitergabe der Anfrage an zuständige Dritte oder
- die Einstellung des Verfahrens.
Konkrete rechtsverändernde Entscheidungen ergeben sich aus dem Verfahren nach §§ 17, 18 HinSchG nicht.
Sämtliche Informations-, Verfahrens- und Prüfschritte sowie Ergebnisse und Maßnahmen werden von der Meldestelle unter Wahrung der Vertraulichkeit, des Datenschutzes sowie der Datensicherheit entsprechend dokumentiert. Dafür wurden geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen installiert. Hinweise zur Datenverarbeitung gemäß Art. 13 und Art. 14 EU- DSGVO finden Sie hier.
Ansprechpersonen
Ausschließlich die folgenden Personen sind befugt Meldungen entgegenzunehmen, Rückmeldungen zu geben und Folgemaßnahmen einzuleiten: