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Erasmus+ - Was ist das?

Das alte LLP/ERASMUS-Programm ist ausgelaufen und zum WS 14/15 startete die nächste Generation der EU-Bildungsprogramme für die Jahre 2014 bis 2020 mit neuen Perspektiven der Gestaltung von Mobilität in europäischer bzw. internationaler Bildungszusammenarbeit.

ERASMUS+ heißt das neue EU-Programm für allgemeine und berufliche Bildung, Jugend und Sport. ERASMUS+ löst das Programm für Lebenslanges Lernen, Jugend in Aktion sowie die internationalen EU-Hochschulprogramme mit Drittländern ab.

Wie ist die EAH Jena darin beteiligt?

Im Rahmen eines mehrstufigen EU-Bewerbungsprozesses war der Antrag der Hochschule auf Teilnahme im Bereich ERASMUS (Hochschulbildung) erfolgreich. Die Hochschule hat die ERASMUS Charta (genannt ECHE) für 2014 bis 2020 erhalten. Damit können Mobilitäten (Studierende, Lehrende, Personal) zwischen den Partnerhochschulen durchgeführt werden. Wir empfangen im Rahmen des Programms "Incomer" von ausländischen Partnerhochschulen und entsenden "Outgoer" zu unseren Partnerhochschulen. Incoming-Studierende/ exchange students finden mehr Informationen hier.

Praktikum​​

Auch im neuen Programm ist die Durchführung von Praktika während und nach dem Studium möglich. Die EAH Jena ist Mitglied im Konsortium der Thüringer Hochschulen und als Servicestelle für die Programmabwicklung fungiert in bewährter Weise das Leonardo-Büro Thüringen.

Die Bewerbung wird im Online-Portal gestartet, am Ende ein PDF generiert, das mit Anlagen wie Lebenslauf, Empfehlungsschreiben eines Hochschullehrers, Bescheinigung der Studienleistungen (eventuell Nachweis des Studienabschlusse bis Praktikumsbeginn nachzureichen) im AAA/IO abzugeben ist. Von dort werden die Unterlagen an das Leonardo-Büro weiter geschickt. Da eine Vermittlung im Programm nicht garantiert werden kann, ist es sinnvoll, selbst aktiv zu werden. Nutzen Sie für weitere Informationen die Rubrik Praktikum im Ausland.

Stu​​dium

Studienaufenthalte sind in vielen Partnerhochschulen möglich. Frau Förster, die Leiterin des AAA/IO, agiert als Hochschulkoordinatorin und steht Ihnen als Ansprechpartnerin zur Verfügung.

Wie ist der Ablauf an der EAH Jena?

Auslandsaufenthalte sind jeweils im Bachelor, Master und Doktorat für eine Dauer von 12 Monaten möglich. Das administrative Verfahren läuft über das Akademische Auslandsamt. Wichtige Dokumente sind Learning Agreement, Grant Agreement und die Daten der Teilnehmer werden in ein Mobility Tool eingegeben. In den Fachbereichen gibt es sogenannte „Departmental Coordinators", das sind Hochschullehrer, die die Kontakte zu den ausländischen Wissenschaftspartnern pflegen, in der Regel die Teilnehmer nominieren und fachlich beraten. Diese „Responsible Person" unterzeichnet das Learning Agreement.
Um im Grant Agreement das Stipendium berechnen zu können ist die Angabe einer verbindlichen Aufenthaltszeit notwendig. Diese sollte im Zulassungsschreiben oder anderen Bescheinigungen stehen. Diese genaue Aufenthaltszeit muss auch im Learning Agreement eingetragen werden.
Um die Aufenthaltszeit eindeutig zu bestimmen, ist der letter of CONFIRMATION (Beginning) im Voraus oder spätestens zu Beginn des Aufenthalts an der Partnerhochschule vorzulegen und unverzüglich an das AAA/IO zu schicken. Eine ähnliche Bestätigung wird dann auch noch einmal am Ende des Aufenthalts ausgestellt werden müssen, nach der die Zuwendung abschließend berechnet werden wird. Erst nach Erhalt der Anfangsbestätigung kann das Grant Agreement mit ausgerechneter Stipendienhöhe ausgestellt und zugesandt werden. Mehr Informationen finden Sie unter Bewerbungsverfahren.

ERA​​SMUS+ - Bewerbungsverfahren

Beschreibung des Bewerbungsverfahrens in Erasmus+ für Studierende der EAH Jena und Informationen zur Förderung

Bei Interesse an einem Studienaufenthalt im europäischen Ausland über das Erasmus+ - Programm sollten Sie sich zuerst in der Tabelle der Partnerhochschulen über die Möglichkeiten in Ihrem Fachbereich/Studiengang informieren. Bei Unklarheiten fragen Sie im AAA/IO nach.  Das sollte mindestens 8 Monate vor dem geplanten Termin sein. Wenden Sie sich an den Erasmus-Koordinator in Ihrem Fachbereich. Dieser Fachbereichskoordinator (in ERASMUS+ "responsible person"genannt) entscheidet i.d.R. über Ihre Nominierung für dieses Programm, die Grundvoraussetzung für die Teilnahme ist und er ist für die Unterzeichnung der Learning Agreements zuständig. In einigen Fachbereichen gibt es Informationsveranstaltungen und Bewerbungstermine. Ein zentraler Bewerbungstermin ist ab  WS 2017/2018 geplant.

Es handelt sich um Projekte mit jeweils 2-jähriger Laufzeit.

Die Erasmus -Fachbereichskoordinatoren/ "responsible person" an der Ernst-Abbe-Hochschule Jena:

Fachbereich ​Fachbereichskoordinator ERASMUS+ / responsible person ​E-Mail
​BW​Prof. Dr. Hans Klaus​hans.klaus@eah-jena.de
​ET/IT​Prof. Dr. Detlef Redlich​detlef.redlich@eah-jena.de
​MB​Prof. Dr. Thomas Heiderich​thomas.heiderich@eah-jena.de
​MT/BT​Prof. Dr. Karl-Heinz Feller (Türkei), Prof. Dr. Andreas Voss (Spanien)​karl-heinz.feller@eah-jena.de ; andreas.voss@eah-jena.de
SciTec​Prof. Dr. Steffen Teichert, Prof. Dr. Michael Gebhardt​steffen.teichert@eah-jena.de ; michael.gebhardt@eah-jena.de
SW​Prof. Dr. Thomas Trenczek​thomas.trenczek@eah-jena.de
​WI​Prof. Dr. Peter Pawliska, Prof. Dr. Kathrin Reger-Wagner​peter.pawliska@eah-jena.de ; kathrin.reger-wagner@eah-jena.de
​GP​Prof. Dr. Olaf Scupin​olaf.scupin@eah-jena.de

 

Bei den folgenden Informationen handelt es sich um eine Zusammenstellung und keine Rangfolge. Bei Unklarheiten wenden Sie sich bitte an das AAA/IO.

1. Information

Zuerst müssen Sie sich über die Partnerhochschule, das administrative Bewerbungsverfahren vor Ort, die sprachlichen Anforderungen und über in Frage kommende Kurse informieren. Es gibt manchmal Online-Bewerbungsportale, aber auch herkömmliche Bewerbungsformulare und die Vorgaben und Termine sind von Hochschule zu Hochschule unterschiedlich. Gehen Sie auf die Internetseiten zu ERASMUS+ der zukünftigen Gasthochschule und ermitteln Sie dort Abläufe und Termine. Informieren Sie sich bitte rechtzeitig! Es gibt seitens der Partnerhochschulen ständig Veränderungen, die zu berücksichtigen sind.

2. Einreichen der vollständigen Bewerbungsunterlagen im Akademischen Auslandsamt/ ggf. Online-Nominierung durch AAA/IO

Abhängig von den Vorgaben der Zielhochschule müssen dann bestimmte Formulare, tabellarischer Lebenslauf, Motivationsschreiben, Passkopie, Fächer-und Notenübersicht, Learning Agreement erstellt und im AAA/IO abgegeben werden und an die Partnerhochschule geschickt werden. Bewerbungstermine sind dabei einzuhalten und der Postweg einzuplanen. Manchmal ist auch eine offizielle Nominierung im Bewerbungsportal der Partnerhochschule durch das AAA (z.B. Umea, Malaga, Jyväskylä) notwendig. Das erfordert teilweise eine lange Vorlaufzeit.

3. Learning Agreement

Das Learning Agreement ist eine wesentliche Grundlagefür das gesamte Verfahren. Das Learning Agreement wird gemeinsam mit den anderen Bewerbunsgunterlagen an die Partnerhochschule geschickt. In das Formular Learning Agreement tragen Sie in Absprache mit Ihrem Fachbereichskoordinator, teilweise auch Dekan oder Studiengangsleiter und unter Hinzuziehung der Informationen aus Informationsbroschüren bzw. der Internetseite Ihrer Zielhochschule die Kurse ein, die Sie an der Partnerhochschule belegen wollen. Tragen Sie zudem auch die entsprechenden ECTS Credits ein. Beachten Sie, dass Sie eine bestimmte ECTS-Punktzahl (i. d. R. 30 im Semester) aus dem Auslandsstudium mitbringen müssen, um den Erasmusvertrag Ihrerseits zu erfüllen und die Förderung durch das Programm zu erhalten. Sie sind eigenständig für die Ausfüllung und Organisation der Unterschriften verantwortlich.

Eine Vorlage mit umfänglichen Erklärungen ist unter Dokumente unten hinterlegt. Inzwischen werden an vielen Partnerhochschulen Online-Bewerbungen in Portalen praktiziert, in die teilweise das Learning Agreement eingebunden ist. Im neuen Erasmus+-Programm ist der Anerkennungsprozess der im Ausland erbrachten Studienleistungen integriert und in 3 Teile vor, während und nach der Mobilität gegliedert. Vor dem Beginn des Auslandsstudiums muss dem Akademischen Auslandsamt ein vollständiges und von allen Parteien (Student, "responsible person" an Heimat- und Gasthochschule) unterzeichnetes LA vorliegen, das ein Pflichtbestandteil des Grant Agreement (Dokument zur finanziellen Regelung der Zuwendung) ist.

4. Bestätigungen über die Aufenthaltsdauer durch die Partnerhochschule im Zielland

Für die Stpendienberechnung und als Pflichtangabe im Grant Agreement ist die exakte Aufenthaltsangabe (von Datum bis Datum) notwendig. Dafür wurden 2 Formblätter unter Dokumente eingestellt, die vor und zum Ende des Aufenthalts von der Gasthochschule ausgefüllt werden müssen. Nehmen Sie selbst Kontakt auf und senden die ausgefüllten Bestätigungen an das AAA.

Zudem sollten mit der Gasthochschule Termine im Hinblick auf Anreise und Wohnungssuche geklärt werden. Insbesondere Wohnheimplätze bedürfen einer fristgerechten Bewerbung. Termine von eventuellen Einführungswochen oder Sprachkursen vor Vorlesungsbeginn sollten bei der Planung der Anreise beachtet werden. Ihr Ansprechpartner ist der jeweilige Erasmuskoordinator bzw. das International Office der Gasthochschule.

5. Individuelles Zulassungschreiben der Partnerhochschule

Wenn alle Ihre Dokumente fristgerecht im Rahmen des Bewerbungsverfahrens an die Gasthochschule geschickt wurden, werden Sie ein Zulassungsschreiben und weitere Informationen zum Studienablauf von dort erhalten. Eine Kopie des Zulassungschreibens übergeben Sie dem Akademischen Auslandsamt. Dies ist ein weiterer Pflichtbestandteil der ERASMUS+-Förderung. Bafög-Empfänger benötigen es auch für die Beantragung von Auslandsbafög. Wenn das Zulassungsschreiben konkrete Angaben zur Semesterzeit enthält, kann auf die Anfangsbestätigung (siehe Punkt 4) verzichtet werden.

6. Grant Agreement

Nachdem Sie die Bestätigung der Partnerhochschule über die Aufenthaltslänge und ein vollständiges und von allen Seiten unterschriebenes Learning Agreement (Abschnitt BEFORE THE MOBILITY) an das Akademische Auslandsamt gesandt haben, wird das Grant Agreement erstellt und per E-Mail an Sie geschickt. Sie ergänzen Ihre Bankangaben und senden 4 unterschriebene Exemplare im Original auf dem Postweg an das AAA/IO. Danach erfolgt die Unterschrift seitens der Hochschulkoordinatorin Frau Förster und ein Exemplar wird an die angegebene Postadresse an Sie zurückgeschickt. Lesen Sie das Grant Agreement genau durch, denn Sie gehen damit Verpflichtungen ein! Die genaue Berechnung der Höhe des Mobilitätszuschusses ist erst möglich, wenn ein Zuwendungsvertrag vorliegt und eine gewisse Sicherheit über die Nominierung aller Teilnehmer besteht.

Die Zahlung des Mobilitätszuschusses erfolgt in 2 Raten (70%, 30%) und ist an bestimmte Bedingungen gebunden. Die letzte Rate erhalten Sie erst, wenn alle Pflichtdokumente im AAA/IO (Endbestätigung über Aufenthalt, Transcript, 3. Teil des LA mit Dokumentation der Anerkennung im FB, Erfahrungsbericht,  etc.) eingetroffen sind und das Berichtswesen (siehe auch Mobility Tool, Sprachtest) abgeschlossen ist. Die Höhe des Zuschusses wird in Pauschalen nach Ländergruppen und Aufenthaltsdauer im Rahmen der zur Verfügung stehenden Mittel errechnet; prinzipiell könnten sich daraus auch sogannte "Zero-Grants" ergeben.

7. Sprachliche Anforderungen, Tests, Lizenzen zu Online Sprachkurs, Mobility Tool

Die sprachlichen Anforderungen werden von der Partnerhochschulefestgelegt und sind der Tabelle zu den Partnerhochschulen sowie den Internetseiten der Partnerhochschule zu entnehmen. Vor Beginn des Auslandsaufenthaltes und am Ende muss seit SS 2015 verpflichtend ein Sprachtest in der Hauptarbeitssprache der Mobilität (zur Zeit verfügbar Englisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Spanisch, Deutsch) absolviert werden und es werden Lizenzen für Online-Sprachkurse vergeben. Die Zugänge erhalten Sie über das AAA/IO, welches Sie in Datenbanken einträgt, von wo aus Sie automatische E-Mails erhalten. Im ab Vertrag 2015 gültigen Learning Agreement müssen auch Angaben zu den Sprachkenntnissen gemacht werden. Nach Ende des Aufenthalts erhalten Sie eine Aufforderung zu einem zweiten verpflichteten Sprachtest aus der OLS-Datenbank.

Alle Daten werden in ein sogenanntes Mobility Tool eingetragen. Aus diesem System werden Sie automatisch zum Berichten aufgefordert und erinnert, wenn Sie Ihrer Verpflichtung nicht nachgekommen sind. Die Teilnahme ist Pflicht. Kommen Sie Ihren Verpflichtungen nicht nach, führt das zur Aufforderung der Rückzahlung des Mobilitätszuschusses.

Überprüfen Sie bitte, ob diese Nachrichten nicht versehentlich in Ihrem Spam-Ordner gelandet sind!

8. An der Gasthochschule angekommen und weiterer Ablauf vor Ort

Nach Ankunft müssen Sie dem AAA/IO zeitnah

  • Die Immatrikulationsbescheinigung und/ oder
  • Eine Kopie des Studentenausweises

   

zukommen lassen.

Sollten sich in der ersten Zeit Ihres Aufenthaltes zudem Änderungen in der Kurswahl ergeben, müssen Sie diese im Learning Agreements Teil 2 DURING THE MOBILITY vermerken. Danach müssen wieder alle Unterschriften von Ihnen eingeholt und ein PDF per E-Mail an das AAA/IO geschickt werden.

Am Ende Ihres Aufenthaltes lassen Sie sich bitte noch die zweite Bestätigung über die tatsächliche Aufenthaltsdauer von den  Kollegen der Gasthochschule und ausfüllen bringen diese mit und übergeben sie unverzüglich dem AAA/IO. Die Vorlage finden Sie unter Dokumente.

Außerdem bitten Sie um ein Trancscript of Records (Auflistung der Kurse und erreichten Studienleistungen), welches Sie ebenso in Kopie an das AAA/IO schicken müssen.

9. Wieder in Deutschland

reichen Sie bitte zeitnah folgende Unterlagen im Akademischen Auslandsamt/IO ein.

  • Einen ausführlichen Erfahrungsbericht (ca. 1-2 Textseiten + Foto(s)), der der Information anderer Studierender dient. Schreiben Sie bitte etwas über die Partnerhochschule, die belegten Kurse, Ihre Wohnsituation und das Leben im Gastland sowie Schwierigkeiten und besondere Highlights. Schicken Sie ihn bitte online als Word- Dokument und die Fotos extra angehängt.
  • Letter of Confirmation (zum Ende des Studienaufenthalts)
  • Transcript of Records (Auflistung der Prüfungsergebnisse mit ausgewiesenen ECTS-Punkten)
  • Learning Agreement Teil 3 AFTER THE MOBILITY mit Dokumentation der Anerkennung.

Vergessen Sie nicht den Online-Bericht im Mobility Tool und den abschließenden Sprachtest, wie oben bereits beschrieben wurde.

Bedenken Sie, dass fehlende Unterlagen zu Rückzahlverpflichtungen des ERASMUS+-Mobilitätszuschusses führen. Alle bürokratischen Abläufe und Papiere erfordern nur Disziplin und Fleißarbeit und sind ein pragmatisch zu absolvierendes Pflichtprogramm, das Ihnen die Freude am Auslandsstudium nicht trüben wird.

Das Akademische Auslandsamt/IO wünscht Ihnen eine unvergessliche Zeit im Ausland!

Dokumente

Nützliche Links

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